Czynniki do rozważenia przy wyborze rozwiązania do archiwizacji danych
Archiwizacja danych badawczych to proces długoterminowej archiwizacji badań naukowych. Dotyczy to danych z zakresu nauk przyrodniczych, społecznych i biologicznych. Proces ten jest korzystny z wielu powodów. Po pierwsze, pozwala zachować badania naukowe do wykorzystania w przyszłości. Po drugie, archiwizacja danych pomaga naukowcom szybciej dotrzeć do wyników badań i je wykorzystać. Po trzecie, archiwizacja danych może pomóc naukowcom analizować dane w nowy sposób. Po czwarte, może pomóc naukowcom odkryć nowe pomysły i poprawić zrozumienie świata.
Opracowanie skutecznej strategii archiwizacji danych
Strategia archiwizacji danych powinna obejmować ćwiczenie inwentaryzacyjne w celu określenia, które zapisy są archiwizowane, a które nie. Należy włączyć w ten proces zespół prawny. Następnie należy ustalić priorytety typów danych i określić, czy są one nadal potrzebne do bieżącej działalności, czy też mogą być archiwizowane. Należy rozważyć, czy dane są ustrukturyzowane, czy nieustrukturyzowane i czy chcemy je przechowywać w oddzielnych repozytoriach, czy w scentralizowanym archiwum. Na koniec zdecyduj, które typy danych będą archiwizowane i jak długo powinny być dostępne.
Niezależnie od branży, organizacje powinny opracować kompleksową strategię archiwizacji danych. Jest to szczególnie ważne dla organizacji zaangażowanych w wysoce regulowane dziedziny. Na przykład, organizacje związane z opieką zdrowotną muszą przestrzegać przepisów HIPAA i spełniać wymogi zgodności. Opracowanie strategii archiwizacji danych wymaga proaktywnego zarządzania kosztami przechowywania danych i spełniania wymogów prawnych. Wraz ze wzrostem ilości danych rosną wymagania wobec IT.
Opracowanie strategii archiwizacji danych wymaga dokładnego zrozumienia danych i ich przechowywania. W tym celu należy określić typy danych, które są archiwizowane. Następnie należy skonsultować się ze ścieżką techniczną w celu wdrożenia i stworzenia automatycznych procesów realizujących polityki retencji. Wreszcie, ścieżka biznesowo-prawna powinna ustalić polityki retencji we współpracy z działem prawnym. Po określeniu typów przechowywanych informacji i sposobu ich wykorzystania, można rozpocząć wdrażanie strategii archiwizacji danych.
Opracowanie skutecznego planu archiwizacji danych ma kluczowe znaczenie dla przyszłości firmy. Oprócz uwzględnienia wymagań dotyczących zgodności z przepisami, należy wziąć pod uwagę wymagania dotyczące zarządzania danymi oraz potrzeby związane z zarządzaniem pamięcią masową. Pamiętaj, że nie istnieje coś takiego jak idealna strategia archiwizacji danych. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na wdrożenie aktywnej archiwizacji, czy też wybierzesz rozwiązanie do archiwizacji danych, musisz upewnić się, że Twoje dane są dostępne, gdy ich potrzebujesz.
Wybór dostawcy usług archiwizacji danych
Wybierając dostawcę usług archiwizacji danych, weź pod uwagę specyficzne wymagania Twojej branży. Chociaż niektóre sektory wymagają bardziej rygorystycznych procedur archiwizacji niż inne, nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Należy wziąć pod uwagę specyfikę branży i wyeliminować każdy produkt, który nie spełnia tych wymagań. Na przykład, firmy obsługujące dane osobowe dotyczące zdrowia (PHI) lub wrażliwe dane finansowe (FINRA) będą potrzebowały rozwiązania zgodnego z przepisami HIPAA dotyczącymi długoterminowej retencji. Firmy obsługujące informacje uprzywilejowane lub poufne (SIEM) mogą potrzebować najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Dlatego warto rozważyć wybór dostawcy archiwizacji danych, który posiada centrum danych z certyfikatem ISO lub SSAE.
Bezpieczeństwo jest kluczową kwestią w przypadku archiwizacji danych, ponieważ archiwa zawierają wrażliwe informacje. Należy szukać dostawcy z certyfikatami bezpieczeństwa i niemal perfekcyjnym czasem pracy. Ponadto, należy sprawdzić certyfikaty bezpieczeństwa dostawcy usług archiwizacji danych, jak również jakość jego umowy o poziomie usług. Polityka przechowywania danych powinna być ustalona we współpracy pomiędzy różnymi działami. Często różne działy opowiadają się za różnymi okresami przechowywania, więc wybór dostawcy, który może spełnić te wymagania jest kluczowy.
Archiwizacja danych, oprócz tego, że jest efektywna i opłacalna, chroni również firmę przed stratami i kwestiami prawnymi. Organizacje stale stają przed wyzwaniem zarządzania wzrostem danych. W związku z tym tradycyjne rozwiązania nie są przystosowane do szybkiego wzrostu ilości danych. Skalowalność pojemności pamięci masowej jest niezbędna do zaspokojenia potrzeb w zakresie przechowywania danych i zapewnienia efektywności kosztowej. Jest to szczególnie ważne dla firm, które szukają długoterminowego, bezpiecznego i niezawodnego rozwiązania dla swoich zarchiwizowanych danych.
Pierwszą rzeczą, którą należy rozważyć, jest okres retencji danych. Okres retencji danych jest różny w zależności od branży. Na przykład, dane, które nie zostały zmienione w ciągu kilku miesięcy powinny być zarchiwizowane. W przypadku firm mających do czynienia z wrażliwymi danymi klientów, istnieją również prawa i regulacje dotyczące przechowywania danych. Na przykład, instytucje opieki zdrowotnej muszą przechowywać dane pacjentów przez określony czas – długość tego okresu może się różnić w zależności od prawa stanowego.
Wdrożenie rozwiązania do archiwizacji danych
Niezależnie od rodzaju wybranego rozwiązania do archiwizacji, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki, aby zapewnić sukces:
Rozważ politykę przechowywania danych w swojej firmie. Archiwizacja danych to strategiczny proces zarządzania danymi, w ramach którego nieaktywne dane są przechowywane w niedrogim, bezpiecznym repozytorium. Celem jest zminimalizowanie kosztów ciepłego przechowywania danych przy jednoczesnym zachowaniu starych danych w celu zapewnienia zgodności z przepisami i przyszłego odniesienia. Architektury archiwalne różnią się znacznie, ale wszystkie muszą mieć możliwość indeksowania i wyszukiwania. Po ustaleniu dobrej polityki i planu archiwizacji, można wdrożyć rozwiązanie i rozpocząć zarządzanie danymi.
Poza oszczędnościami kosztów, archiwizacja danych może znacząco zredukować ślad firmowy i umożliwić organizacjom spełnienie wymagań przepisów. Ponieważ coraz więcej informacji jest tworzonych i przechowywanych w formie cyfrowej, organizacje muszą regularnie archiwizować dane, aby zapewnić najbardziej wydajne procesy i uniknąć ogromnego rachunku. Proces ten pomoże również firmom przygotować się na gwałtowny napływ danych i utrzymać płynność procesów biznesowych.
Proces archiwizacji danych polega na przeniesieniu nieaktywnych danych z systemów działających na żywo do specjalistycznego, długoterminowego magazynu archiwalnego. Celem jest zapewnienie najlepszego zarządzania tymi danymi, a tym samym zmniejszenie wykorzystania podstawowej pamięci masowej i przedłużenie żywotności sprzętu. Archiwizacja danych może poprawić wydajność firmy i zaoszczędzić pieniądze na wydatkach na IT. Oprócz pomocy przedsiębiorstwom w utrzymaniu danych, rozwiązania archiwizacyjne pomagają również zachować kontekst danych, a to z kolei pomaga zmniejszyć koszty przechowywania i zachować integralność danych.
Najważniejszą zaletą rozwiązania do archiwizacji danych innych firm jest to, że stanowi ono przystępną opcję dla organizacji każdej wielkości. Większość organizacji dostrzega zwrot kosztów w ciągu sześciu miesięcy. Archiwizacja wymaga jednak znacznych zasobów oraz zmian kulturowych i może nie być najlepszym rozwiązaniem dla każdego. W takim scenariuszu najlepszą opcją może być rozwiązanie firm trzecich. Obecnie dostępne są trzy wiodące rozwiązania do archiwizacji baz danych: Informatica, IBM i HP. Każde z tych rozwiązań ma jednak zalety i wady.
Zarządzanie platformą archiwizacji danych
Zarządzanie platformą archiwizacji danych może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli dane są rozproszone na wielu serwerach i urządzeniach, co utrudnia utrzymanie jednego, scentralizowanego widoku wszystkich plików. Obecnie pracownicy częściej uzyskują dostęp do informacji biznesowych na swoich urządzeniach osobistych, co utrudnia zachowanie zgodności z polityką BYOD. Ponadto archiwizacja poczty elektronicznej nie wystarczy: 75% własności intelektualnej organizacji jest przechowywane w poczcie elektronicznej i innych komunikatorach, co uniemożliwia przechowywanie jej w jednym miejscu. Nie tylko trudno jest znaleźć te informacje, ale również rosną wymagania dotyczące ich przechowywania.
Aktywne archiwum to repozytorium, w którym dane są zorganizowane, możliwe do odzyskania i inteligentnie przechowywane. W przeciwieństwie do tradycyjnych archiwów, które są przeznaczone do przechowywania długoterminowych, rzadko dostępnych danych, aktywne archiwum sprawia, że zarchiwizowane dane są użyteczne dla organizacji. W przeszłości archiwa były postrzegane jako polisy ubezpieczeniowe, które są przechowywane przez długi czas i nigdy nie są dostępne. Dziś jednak archiwa są istotną częścią strategii przechowywania danych w każdej organizacji.
Rozwiązania SDA stają się coraz bardziej powszechne, ponieważ coraz więcej firm stara się zachować swoje dane i spełnić wymagania regulacyjne. Zapewniają one skalowalne, odporne na błędy i regulowane przechowywanie danych. Dzięki tym rozwiązaniom firmy mogą przechowywać i uzyskiwać dostęp do swoich danych w dowolnym czasie i miejscu, spełniając jednocześnie wymagania regulacyjne i prawne. Zarządzanie platformą archiwizacji danych to poważne zadanie, które jednak musi zostać zrealizowane. Dla małych i średnich organizacji lepszym rozwiązaniem jest platforma archiwizacji danych oparta na chmurze.
Archiwizacja danych pomaga organizacjom zachować swoje dane poprzez wyeliminowanie błędów ludzkich. Poprzez rozdzielenie danych na osobne serwery, firmy mogą ułatwić użytkownikom końcowym dostęp do informacji bez pomocy działu IT. Archiwizacja danych pomaga również organizacjom radzić sobie z kwestiami zgodności z przepisami poprzez przechowywanie starych danych w łatwo dostępnym formacie do wykorzystania w przyszłości. Ponieważ archiwizowane dane są przechowywane na tańszym nośniku, zmniejsza to koszty związane z pierwotnym przechowywaniem danych.
Wybierając narzędzie do archiwizacji danych należy uwzględnić wysokiej jakości zabezpieczenia i dostęp 24/7. Dobre narzędzie do archiwizacji danych powinno obsługiwać zróżnicowane nośniki, takie jak wiele lokalizacji i formatów plików. Powinno również zapewniać szybki dostęp do danych, a także możliwość szybkiego przywrócenia informacji w razie potrzeby. Wybór narzędzia wiąże się jednak z koniecznością nauki. W przypadku większych firm rozwiązania do archiwizacji danych powinny być dobrze wspierane przez kompleksową politykę archiwizacji danych, która obejmuje określone role i okoliczności.